En tant que fondateur de NewGen Sourcing, une entreprise spécialisée dans l'efficacité au travail, je vous explique en cinq questions ce qu’est l’outsourcing, qui peut externaliser, à partir de quand et quels produits et services s’y prêtent particulièrement bien.

1. Qu'est-ce que l'outsourcing?  

Externalisation est le pratique commerciale d'embaucher une partie à l'extérieur d'une entreprise pour fournir des services et créer des biens qui étaient traditionnellement réalisées en interne par les propres employés de l'entreprise et le personnel. L'externalisation est une pratique généralement entreprise par les entreprises comme mesure de réduction des coûts. En tant que tel, il peut affecter un large éventail d'emplois, allant du support client à la fabrication en passant par le back-office.

2. Votre organisation peut-elle externaliser?  

N’importe quelle entreprise peut outsourcer une partie de ses activités, peu importe sa taille. Cependant, pour éviter tout problème, externalisez seulement quand vous contrôlez parfaitement à l’interne l’ensemble des processus de biens et/ou de services que souhaitez confier à une entreprise.

 De manière générale, les entreprises n’ont pas toutes le même niveau de maturité pour outsourcer. Les plus matures sont celles qui décident d’externaliser pour booster leur innovation, et non pour réduire leurs coûts.

3. Pourquoi externaliser?

Les entreprises externalisent généralement leurs activités pour réduire leurs coûts de production et / ou de gestion. Cependant, aujourd'hui, de nombreuses organisations utilisent cette pratique pour trouver des compétences spécifiques qui ne sont pas disponibles en interne, ou pas assez. L’exemple typique est celui des technologies. Elles exigent des compétences précises que les organisations ne possèdent pas toujours à l’interne. Ces dernières peuvent s’adresser à une autre entreprise pour combler leurs lacunes. Celle-ci offrira les compétences qui sont nécessaires au bon fonctionnement de l’organisation qui en a le besoin.

 Deuxièmement, l'externalisation vous permet d'utiliser plus efficacement les ressources internes de votre entreprise. En externalisant une partie de vos activités, vous serez mieux concentré sur le cœur de votre business. Les activités les plus stratégiques de votre entreprise seront dynamisées. En effet, grâce à l'externalisation, vous pouvez plus facilement vous concentrer sur la recherche et le développement de biens et / ou services pour vos clients. En conséquence, vous deviendrez plus compétitif sur le marché.

En bref, il y a 20 ans, les organisations déléguaient une partie de la production des biens et des services, pour effectuer des économies. Aujourd’hui, les entreprises externalisent aussi pour stimuler la créativité et l’innovation, afin d’être plus compétitives. De nos jours, les prestataires de services sont plus que de simples fournisseurs. Les organisations leur font de plus en plus confiance. Elles les intègrent parfois dans la prise de décisions stratégiques pour leur business. Il est donc vivement conseillé de maintenir de bonnes relations avec eux.  

4. Que pouvez-vous externaliser?

Vous pouvez facilement sous-traiter des activités communes à différents types d'industries, telles que les services après-vente, la comptabilité, la gestion des ressources humaines, les TIC, etc. Cependant, avant de vous décider, réfléchissez bien à ce que vous pouvez déléguer à une entreprise externe. Comme vu ci-dessus, il est préférable d'externaliser ce que vous savez déjà très bien faire.

En effet, plus une activité est maîtrisée par votre entreprise et plus il sera facile de l’externaliser. Il en est de même si celle-ci est courante dans l’industrie. À l’inverse, plus une activité est spécifique à votre business et moins il est recommandé d’outsourcer. Il sera plus difficile de trouver des partenaires capables d’effectuer correctement cette activité pour votre entreprise. Pour dénicher facilement des prestataires dans le cadre d’une externalisation, les biens et/ou services que vous confiez doivent être suffisamment effectués à travers le monde.

5. À quel moment votre entreprise peut-elle sous-traiter?

On ne le répétera jamais assez ; externalisez seulement à partir du moment où vous maitrisez très bien les processus. Dans ma carrière, j’ai observé des organisations qui faisaient le choix d’outsourcer une partie des activités qu’elles ne maîtrisaient pas totalement bien à l’interne. Elles espéraient (parfois secrètement) résoudre les problèmes existants en externalisant. Cette technique aussi appelée “ship and fix” conduit généralement à devoir injecter beaucoups d’efforts pour stabiliser la situation. Car les problèmes sous-jacents ont été reportés vers la société externe. Il en ressort des tensions entre les partenaires, qui peuvent mettre des années avant de s'estomper.

Enfin, passer à l’externalisation quand vous vous sentez prêts à vivre des chocs culturels. En effet, si vous outsourcez une partie de vos activités vers des entreprises localisées sur d’autres continents, vous serez confrontés à des personnes qui ne pensent pas comme vous, qui n’ont pas les mêmes codes de communication ou encore des accents forts différents qui rendent la communication au quotidien difficile. Un choc culturel peut souvent se faire ressentir. Il faudra le surmonter pour que votre externalisation se déroule correctement. Des techniques existent. Mais ça, c’est pour un prochain article.