Pour outsourcer une partie des activités de votre entreprise, sans trop de risque, vous aurez besoin de développer une bonne stratégie. Celle-ci demande du temps et de la réflexion. Ci-dessous, je vous explique comment vous y prendre.

Tout d’abord, une stratégie d’outsourcing est un plan qui définit quelles activités une entreprise va externaliser et vers quelle organisation elle va les confier. Elle appartient à la stratégie générale de l’entreprise. Cette stratégie d’externalisation détermine également les coûts, les retours sur l’investissement, les risques, la façon d’implémenter le projet, etc. Ce plan spécifie aussi comment communiquer à l’interne et à l’externe face aux changements qui vont s’opérer dans la société, au moment de l’exécution de l’externalisation.

Quels sont les éléments essentiels d’une stratégie d’outsourcing ?

Dans une stratégie d’outsourcing, plusieurs éléments essentiels doivent être effectués. L’un des plus importants est l’inventaire de la situation actuelle de votre société. Concrètement, il consiste autant à analyser la situation interne qu’externe de l’entreprise. Au niveau de l’interne, vous évaluerez le niveau d’expertise et la performance de votre département IT, comptabiliserez le nombre de serveurs, de PC, d’applications, de licences etc. Dresser le profil de vos employés est aussi nécessaire pour avoir une vue globale des compétences dont vous disposez à l’interne. Quant à l’externe, comptez le nombre de sous-traitants, évaluez votre relation avec eux, leur performance, déterminez leur chiffre d’affaires respectif, etc.

Ensuite, réfléchissez à la vision à long terme qui façonnera le futur de votre entreprise. Il est important de connaître la direction dans laquelle vous souhaitez vous diriger dans les prochaines années. En effet, votre stratégie d’outsourcing doit soutenir votre perception du futur de l’organisation, de même que la stratégie globale de l’entreprise.

Quand ces premières étapes sont réalisées, définissez le périmètre de l’activité que vous souhaitez externaliser. Cela vous aidera à choisir l’entreprise à qui vous confierez une partie de votre business. Pour y parvenir, posez-vous plusieurs questions, par exemple:

• Dans quelle mesure est-il possible d’externaliser l’activité? Y-a-t-il des compétences en suffisance sur le marché pour procéder à l’externalisation?
• L’activité est-elle actuellement stable à l’interne? Ou devrez-vous passer par une étape de stabilisation avant (fix and ship) ou après (ship and fix) l’externalisation?
• A quelles optimisations pouvez-vous vous attendre par rapport à ce que vous souhaitez? (diminution de coût, augmentation de la qualité, de la flexibilité…)
• Quels sont les risques ? Pour le projet, pour votre entreprise? Y-a-t-il des contraintes légales?

Enfin, déterminez à l’avance comment mettre en oeuvre votre stratégie d’outsourcing. Priorisez les initiatives de sourcing que vous allez lancer. Designez les plans de votre nouvelle organisation cible. Identifiez toutes les interactions entre les parties prenantes du scope outsourcé. Construisez et communiquez une storyline réaliste. Et enfin, préparez le redéploiement éventuel des personnes impactées par le projet d’externalisation.

Quelles personnes vont porter le dossier dans votre entreprise ?

 La stratégie d’outsourcing est constamment adaptée et revue de façon cyclique, car elle s’inscrit dans la stratégie globale de la société. Cette révision s’effectue selon les tendances du marché et les orientations stratégiques de l’entreprise. En fonction des évolutions de celles-ci, vous devrez ajuster votre stratégie d’externalisation. Concrètement, il peut s’agir d’améliorer votre communication et votre relation commerciale avec votre partenaire, de mieux gérer l’implémentation. Il peut aussi tout simplement s’agir de revoir l’entièreté du projet pour apporter un vent de fraîcheur et de modernité sur votre organisation, après plusieurs années où une certaine routine se serait installée.

To successfully complete an outsourcing project, it is important to surround yourself with a strong team to manage its implementation. The team will be multidisciplinary. Of course IT specialists, but also lawyers, buyers, operations, change management specialists, financial experts, a strong project manager, a relationship manager. It is also advisable to have a representative of the internal IT clients in order to be complete to start the adventure. It is finally the customer who will have the last word on the level of performance of the desired service.

Why is an outsourcing strategy cyclical?

The outsourcing strategy is constantly adapted and reviewed on a cyclical basis because it is part of the company’s overall strategy. This review is carried out according to market trends and the company’s strategic orientations. According to the evolution of these trends, you will have to adjust your outsourcing strategy. Concretely, this may involve improving your communication and business relationship with your partner, and better managing the implementation. It can also simply be a matter of reviewing the entire project to bring a breath of fresh air and modernity to your organization, after several years where a certain routine would have settled.

Votre stratégie d’outsourcing changera en fonction de l’évolution de la maturité de votre entreprise face à cette pratique commerciale. Plus vous en connaîtrez les ficelles, et si les premières expériences sont concluantes, il est fort probable que vous procédiez à des extensions de périmètre externalisé.

Je développerai dans un prochain post les quatre étapes qui composent une stratégie de sourcing que nous venons brièvement de citer dans cet article. N’hésitez pas à poser une question ou donner votre point de vue sur le sujet. Je me ferai un plaisir de vous répondre.